L’extrait Kbis est-il gratuit ?

Puisque toutes les informations composant un Kbis sont publiques, nous sommes en droit de nous demander s’il est possible d’obtenir un extrait Kbis gratuit. N’est-ce pas là ce que promettent certains sites internet ? Retour sur ce qu’est ce document administratif pour apporter la réponse à cette question.

Définition de l’extrait Kbis

L’extrait Kbis est un document destiné aux entreprises commerciales permettant à celles-ci de prouver leur existence juridique. Ce document fait foi dans de nombreuses démarches administratives telle l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, la candidature aux appels d’offres ou l’achat de matériel professionnel. Il permet également aux partenaires, tels que les agents commerciaux, de s’assurer de la pérennité d’une entreprise avec laquelle ils font affaires.

La création d’une société commerciale passe par plusieurs formalités dont l’immatriculation au Centre de Formalité des Entreprises (CFE). De cette immatriculation découlent l’inscription à l’Insee (Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques) afin d’obtenir le numéro Siren et l’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) pour l’obtention de l’extrait Kbis. A noter que le numéro SIREN apparaîtra sur le document en tant que numéro d’identification d’où parfois son nom de numéro RCS.

Précision : l’immatriculation au RCS est obligatoire pour toute entreprise commerciale.

Informations publiques sur l’extrait Kbis

Dans un désir de transparence économique et juridique, toutes les informations déclarées au moment de l’immatriculation au RCS sont publiques, c’est à dire qu’elles sont accessibles par tous.

Les informations que déclarent le créateur d’entreprise et qui figurent sur l’extrait Kbis ont pour but l’identification de l’entreprise et de son administration : nom du greffe d’immatriculation, date de constitution de l’entreprise et durée de vie, numéro d’identification, raison sociale, sigle et enseigne, domiciliation, forme juridique, montant du capital social, activité détaillée et code NAF, nom de domaine et toutes les informations relatives au dirigeant principal, administrateurs et commissaires aux compte (fonction, nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse).

Puisque toutes ces informations sont du domaine public, peut-on demander un extrait de Kbis gratuit ?

Informations sur l’extrait Kbis gratuit

Le registre du Commerce et des Sociétés duquel découle l’obtention d’un extrait kbis est tenu par les greffes des tribunaux de commerce.

Il est donc de la responsabilité du greffier du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise d’éditer et délivrer ce document. Or, aucun extrait Kbis délivré n’est gratuit. Son coût dépend du mode de commande et de délivrance. La tarification est même déterminée par décret et peut être revue chaque année.

Précision : pour les entreprises immatriculées en Alsace et Moselle, l’obtention d’un extrait kbis se fait par le biais de la chambre commerciale du tribunal d’instance ou de grande instance. Les tarifs applicables sont les mêmes que ceux appliqués par les greffes des tribunaux de commerce.

La demande peut se faire sur place, par courrier ou par internet via le site d’infogreffe (site internet des greffes des tribunaux de commerce de France) ou par le biais d’un organisme spécialisé ayant pour avantage la mise à disposition d’un service client. La délivrance peut être immédiate ou prendre quelques jours selon le mode choisi. Quel que soit le choix, aucun extrait kbis gratuit ne sera délivré par le greffe du tribunal de commerce ou par un organisme privé d’ailleurs.

L’extrait kbis gratuit qu’il est possible d’obtenir est en fait un relevé des informations relatives à l’entreprise. La différence majeure repose sur le statut juridique. L’extrait est un document officiel pouvant être utilisé pour faire foi dans des démarches administratives. Il est en fait le seul document officiel attestant de l’existence juridique d’une entreprise, alors que le relevé est simplement donné à titre indicatif. L’autre différence importante concerne la relevance des informations obtenues : sur le relevé, les informations ne sont pas continuellement mises à jour.

L’autre possibilité pour obtenir un extrait kbis gratuit est la souscription à un forfait. Le document sera payé au tarif déterminé par le greffe du tribunal de commerce mais son paiement sera entièrement dissimulé sous couvert d’un forfait. L’extrait kbis apparaît gratuit mais il ne l’est pas.

Extrait de kbis gratuit et avis de situation

A toute création d’entreprise s’ensuit l’inscription à l’Insee et au RCS si l’entreprise en question exerce une activité commerciale.

L’Insee met gratuitement à disposition un avis de situation. Cet avis est une fiche informative regroupant quelques données relatives à l’entreprise : date d’inscription, code APE, numéro Siren, numéro Siret, nom et prénom du dirigeant principal et l’adresse du siège social.

L’avis de situation Insee peut paraître semblable un extrait d’où parfois l’idée d’un extrait kbis gratuit insee. La ressemblance est toutefois faible et non concluante : ces deux documents sont délivrés par des organismes différents, et le second est bien plus complet d’où son surnom de carte d’identité de l’entreprise et surtout, lui seul a une valeur juridique.

Il est important de préciser que le Kbis ne peut être obtenu que par les sociétés commerciales immatriculées au registre du commerce. En d’autres termes, il est réservé aux personnes morales exerçant une activité commerciale. Les associations, artisans et professions libérales par exemple ne peuvent pas l’obtenir puisque non inscrits au registre du commerce.

A noter que les auto entrepreneurs (micro entrepreneurs) commerçants et artisans commerçants, en tant que personnes physiques, peuvent obtenir un extrait K souvent appelé, à tort, extrait Kbis auto entrepreneur.

L’avis de situation ne peut pas être appelé ou considéré comme un extrait de kbis gratuit.

Extrait Kbis gratuit à imprimer

Demander un extrait Kbis en ligne est possible via le site internet d’infogreffe ou celui d’un organisme privé sauf pour les entreprises enregistrées en Alsace, Moselle et Guyane (avec exception toutefois de Strasbourg et Mulhouse) qui doivent encore se rendre sur place ou faire une demande par courrier.

Le document peut être envoyé par courrier et/ou par voie électronique. Lorsque l’envoi se fait par e-mail, l’extrait apparaît sous format PDF à enregistrer et/ou imprimer.

A noter qu’il n’est pas possible d’obtenir un extrait Kbis gratuit à imprimer. La délivrance électronique ne change pas le statut officiel du document puisque délivré par le greffe du tribunal de commerce ainsi, l’extrait kbis à télécharger reste payant et conserve sa valeur légale.

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