L’extrait Kbis en 5 questions

Un extrait Kbis est un document incontournable à la vie de toute entreprise commerciale française. Ce document peut soulever des questions sur lesquelles nous revenons dans cet article.

Qu’est-ce que l’extrait Kbis ?

Un extrait Kbis atteste de l’existence juridique d’une entreprise commerciale immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). C’est le seul document officiel existant à remplir cette fonction. Il est souvent comparé à la carte d’identité tant dans son contenu que dans sa fonction.

L’extrait est obtenu suite à l’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés. L’immatriculation au RCS se fait suite à la création d’une société commerciale et peut se faire au Centre de Formalités des Entreprises (CFE), auprès du greffe du tribunal de commerce (GTC) dont dépend le siège social de l’entreprise ou via infogreffe qui est le site internet des greffes des tribunaux de commerce de France.

Précision : l’immatriculation au registre du commerce est obligatoire. Ne pas s’y immatriculer est un délit de travail dissimulé passible de trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende pour les personnes physiques et 225 000 euros d’amendes pour les personnes morales.

L’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés, dont découle l’extrait de Kbis, n’est requise que pour les sociétés commerciales qu’elles soient physiques ou morales. La différence étant toutefois que les personnes morales recevront un extrait de Kbis alors que les personnes physiques, comme les auto entrepreneurs/micro entrepreneurs commerçants, recevront un extrait K.

Les agents commerciaux et EIRL ne recoivent pas non de kbis mais un extrait du registre spécial.

Il n’existe pas de Kbis artisan ou Kbis professions libérales en tant que tel. Les artisans peuvent obtenir le D1, qui est l’équivalent du Kbis, auprès de la Chambre des Métiers et de l’Artisanat (CMA) après s’être inscrits au Répertoire des Métiers (RM). Les professions libérales sont, quant à elles, sous l’autorité de l’Urssaf.

Afin de s’assurer de la véracité des informations au moment présent, il est souvent requis de présenter un extrait kbis de moins de trois mois. A noter que la société commerciale est dans l’obligation de communiquer au Régime du Commerce et des Sociétés toutes modifications entraînant un changement dans les déclarations faites au moment de l’immatriculation. Le changement doit être notifié sous un mois et doit également être rendu public par la parution d’une annonce dans un journal d’annonces légales.

Que contient l’extrait de Kbis ?

L’extrait de Kbis, référence toutes les informations relatives à la société commerciale à savoir :

    • Nom du greffe d’immatriculation
    • Date de constitution
    • Durée de vie
    • Numéro d’immatriculation (qui est le numéro siren délivré par l’Insee, également connu sous numéro RCS)
    • Raison sociale, sigle et enseigne
    • Forme juridique (SARL, SA, EURL, etc.)
    • Capital social
    • Domiciliation du siège social
    • Activité commerciale et code NAF
    • Etat civil et adresse du dirigeant, des administrateurs et commissaires aux comptes
      Procédures collectives le cas échéant (procédure de sauvegarde, redressement, liquidation judiciaire).

A qui revient l’extrait Kbis ?

Le tout premier extrait Kbis sera envoyé au dirigeant de l’entreprise suite à son immatriculation au RCS. Il sera délivré par courrier sous un délai de une à deux semaines mais sera disponible au téléchargement sous 48h. Le Kbis ne pourra être obtenu que si l’Insee a délivré le numéro siren. Sans le numéro siren, un Kbis provisoire peut toutefois être mis à disposition.

Le K-bis sera nécessaire pour plusieurs formalités administratives obligatoires ou optionnelles parmi lesquelles l’ouverture d’un compte en banque professionnel et la souscription à une assurance professionnelle par exemple. Il sera également obligatoire pour répondre à un appel d’offres ou passer commande de matériel professionnel.

Toutes les informations contenues dans un extrait Kbis sont publiques ce qui implique que tout le monde a droit de faire une demande.

En général et bien que cela soit possible, personne ne demande ce document par curiosité mais plutôt pour s’assurer de l’existence juridique de l’entreprise ou de sa bonne santé financière. Il peut s’agit d’agents commerciaux, de partenaires ou de fournisseurs mais aussi de banques ou instituts financiers pour une étude de dossier de subvention, etc.

L’entreprise concernée n’est à aucun moment prévenue si une demande est faite à son sujet.

Comment obtenir un extrait Kbis ?

Le registre du Commerce et des Sociétés est tenu par les greffes des tribunaux de commerce. Il est donc à la charge du greffe du tribunal de commerce de délivrer les extraits Kbis.

Pour les entreprises enregistrées en Alsace et en Moselle, il convient toutefois de se rapprocher de la chambre commerciale du tribunal d’instance ou de grande instance dont dépend l’entreprise.

Le nom de l’entreprise et/ou numéro de siren seront nécessaires pour passer commande qui peut se faire sur place en se rendant directement au tribunal de commerce de l’immatriculation de l’entreprise. Le retrait sera alors immédiat.

La demande par correspondance peut également être adressée au greffier. La fiche sera alors délivré par retour de courrier.

La demande en ligne peut se faire en remplissant un formulaire sur le site d’infogreffe ou sur le site d’un organisme privé. Le formulaire requiert les mêmes informations que pour les demandes sur place ou par correspondance à savoir la dénomination et/ ou le numéro siren voire siret.

La délivrance de l’extrait Kbis sera fera par envoi d’un courrier ou d’un email.

Précision importante : il n’est pas possible de faire une demande en ligne pour les sociétés enregistrées en Alsace (sauf pour Mulhouse et Strasbourg), en Moselle et en Guyane.

Combien coûte un extrait de Kbis ?

L’extrait K-bis n’est pas gratuit. Son coût dépendra de son mode de commande et de livraison.

La tarification des services proposés par infogreffe est établie par décret.

Les informations que contient un Kbis sont publiques. Il est ainsi possible de les retrouver gratuitement sur internet. Plusieurs sites internet offrent même une compilation ou un relevé à télécharger. Ces derniers n’ont pas de valeur juridique. Seul l’extrait de Kbis est reconnu et seul celui-ci peut faire foi dans les démarches administratives.

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