Le Kbis est-il gratuit ?

Considéré comme la carte d’identité d’une société commerciale, le Kbis est le document officiel à présenter pour diverses formalités administratives ou pour s’assurer de la pérennité d’une entreprise. Peut-on jouir d’un Kbis gratuit ?

Introduction au Kbis

Toute société commerciale est dans l’obligation de procéder à son immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) via le le Centre de Formalités des Entreprises (CFE) ou le site internet infogreffe représentant l’ensemble des greffes des tribunaux de commerce. Ne pas se soumettre à cette obligation est considéré comme un délit de travail dissimulé et est donc punissable par la loi.

Le Registre du Commerce et des Sociétés est tenu par les greffiers des tribunaux de commerce de France. Il est de leur responsabilité d’indiquer quelles sont les informations à déclarer, recenser ces mêmes informations, vérifier leur exactitude et les retranscrire sur le document officiel qu’est l’extrait Kbis.

Les artisans et professions libérales ne sont pas contraints de s’inscrire au registre du commerce. Les professions libérales doivent se mettre en contact avec l’Urssaf et les artisans avec les chambres des métiers et de l’artisanat (le D1 est l’équivalent de l’extrait Kbis pour les artisans).

Une fois l’immatriculation RCS complétée, le dirigeant de l’entreprise recevra son numéro d’identification (autrement connu sous le nom de numéro siren ou encore numéro rcs) et jusqu’à trois extraits Kbis pour débuter son activité.

Précision : les personnes morales recevront un extrait Kbis alors que les personnes physiques recevront un extrait K. L’auto entrepreneur recevra lui aussi un extrait K même si on réfère souvent au “Kbis auto entrepreneur”.

Le Kbis est donc une attestation officielle délivrée par le greffe du tribunal de commerce. Il est utilisé pour prouver l’existence juridique d’une entreprise. C’est le seul document officiel faisant foi dans les formalités administratives. Pour être opposable, l’extrait Kbis doit dater de moins de trois mois.

Contenu du Kbis

L’extrait Kbis contient toutes les informations permettant l’identification de l’entreprise. Il regroupe les caractéristiques de l’entreprise et de celles de l’administration :

  • Nom du greffe d’immatriculation
  • Date de constitution et durée de vie
  • Dénomination ou raison sociale, sigle et enseigne
  • Numéro d’identification (également connu sous numéro siren)
  • Forme juridique (SA, SARL, GIE, etc)
  • Activité commerciale et son code NAF/code APE
  • Montant du capital social
  • Domiciliation du siège social et d’éventuels établissements secondaires
  • Nom du domaine du site internet
  • Informations du dirigeant, administrateurs et commissaire aux comptes (fonction, nom et prénom, date de naissance, lieu de naissance, nationalité et adresse complète)

Le cas échéant, l’extrait kbis fait également mention des procédures collectives prises par le tribunal de commerce (procédure de sauvegarde judiciaire, redressement judiciaire ou liquidation judiciaire).

Fonction du Kbis

La fonction première de l’extrait Kbis est de justifier l’existence juridique de l’entreprise.

Le dirigeant utilisera son Kbis pour effectuer nombre de démarches administratives : ouverture d’un compte bancaire professionnel, demande de subventions financières, souscription à une assurance professionnelle, candidature à un appel d’offres, achat de matériel professionnel, etc.

Le Kbis est public puisque toutes les informations le composant le sont. Ainsi, tout le monde est en mesure et en droit de demander et d’obtenir un extrait Kbis. Aucune justification n’est d’ailleurs demandée, juste un paiement. L’entreprise en question n’est pas non plus avertie des recherches faites à son sujet.

Les utilisations faites par une tierce personne ou entreprise sont variées. Le kbis s’avère utile lorsqu’un agent commercial veut s’assurer de l’existence légale de l’entreprise avec laquelle il coopère ou lorsqu’une institution financière se renseigne sur la bonne santé d’une entreprise ayant déposé une demande d’aide, par exemple. Les extraits Kbis sont également parfois utilisés par les instituts de statistique en fonction de l’étude en cours de réalisation.

En vu de ses fonctions, il est important qu’un Kbis soit toujours mis à jour. Toute modification relative à l’entreprise doit être communiquée au Registre du Commerce et des Sociétés dans le mois suivant le changement survenu afin que les greffiers diffusent les bonnes informations. Cette démarche peut être effectuée en ligne mais doit également être publique. Pour cela un avis doit apparaître dans le journal d’annonces légales du département où se trouve le siège social de l’entreprise.

Il va donc de soi qu’un Kbis récent soit demandé et/ou présenté. Il est d’usage d’opter pour un Kbis datant de moins de trois mois bien que officiellement le Kbis ne dispose pas d’une date de validité.

Demander un Kbis

Le greffe du tribunal de commerce est la seule autorité compétente à délivrer des extraits Kbis. Avec toutefois l’exception des entreprises immatriculées en Alsace et Moselle. Pour ces entreprises, c’est la chambre commerciale du tribunal d’instance ou de grande instance le cas échéant qui est compétente.

La demande de Kbis peut se faire sur place, par courrier ou par internet.

Une demande sur place ou par courrier doit se faire auprès du greffier du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise. Le retrait de l’extrait est immédiat pour une demande en main propre une fois le paiement reçu. Il n’est pas question de Kbis gratuit. Le Kbis sera envoyé par voie postale si la demande a été faite par courrier. A ne pas oublier de régler les frais d’obtention par chèque. Autrement dit, le Kbis est là encore payant.

La demande en ligne est assurément la méthode la plus répandue puisqu’elle permet une plus grande flexibilité et rapidité sans compter qu’elle peut se faire de n’importe où pourvu qu’une connexion internet soit établie. Cette méthode n’est toutefois pas disponible pour les entreprises immatriculées en Alsace (exception des villes de Mulhouse et Strasbourg), Moselle et en Guyane.

La demande de kbis en ligne peut se faire via le site internet d’infogreffe ou par le biais d’un organisme privé. Infogreffe, rassemblant l’ensemble des greffes des tribunaux de commerce, est le portail officiel mais il ne met pas un disposition un service client et une assistance personnelle à l’instar des organismes privés vous aidant dans vos démarches.

La recherche d’entreprise se fait par le biais d’un formulaire dont les champs de recherche sont le nom de l’entreprise et/ou le numéro siren/siret. Le paiement se fait par carte bancaire. Il n’est là encore pas question de Kbis gratuit.

L’extrait Kbis sera délivré au choix par voie électronique ou par courrier.

Demander un Kbis gratuit

Comme préalablement mentionné, les greffes des tribunaux de commerce sont les seuls habilités à délivrer un extrait Kbis et ils ne délivrent pas de Kbis gratuits. Ce service est payant. Les tarifs dépendent de la méthode de commande et d’envoi et sont déterminés par décret.

Puisque les informations contenues dans un extrait kbis sont publiques, certains sites internet proposent une compilation de ces mêmes informations. La compilation est gratuite et donnée à titre informatif mais elle n’est en aucun cas un Kbis gratuit et ne peut pas faire foi.

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