Guide de commande Kbis

Une commande Kbis est incontournable lorsque l’on dirige une entreprise commerciale et s’avère très utile lorsque l’on fait des affaires avec une société. Il est primordial de savoir comment, quand, où et pourquoi passer commande d’un Kbis.

Pourquoi faire la commande d’un Kbis ?

Le Kbis étant le seul document officiel attestant de l’existence juridique d’une entreprise commerciale, son utilité est aussi importante que variée.

Il contient un grand nombre d’informations concernant l’entreprise : nom du greffe d’immatriculation et durée de constitution, raison sociale, sigle et enseigne, forme juridique et montant du capital, domiciliation du siège social et établissements secondaires le cas échéant, activitée commerciale et code NAF, nom de domaine du site internet, données relatives au dirigeant principal, administrateurs et commissaires aux comptes (fonction, nom et prénom, date et lieu de naissance, nationalité, adresse complète).

Il mentionne également les éventuelles procédures collectives (sauvegarde, redressement, liquidation judiciaire) prises par un tribunal de commerce.

Le premier Kbis est envoyé gratuitement au dirigeant de l’entreprise suite à l’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) via le greffe du tribunal de commerce compétent ou le Centre de Formalité des Entreprises (CFE). Tout autre extrait Kbis devra être commandé.

Le Kbis sera demandé comme pièce justificative dans plusieurs formalités administratives, un seul extrait n’est donc pas suffisant. Les démarches nécessitant ce document officiel sont diverses et souvent obligatoires : ouverture d’un compte bancaire professionnel, achat de matériel professionnel, demande de subvention, souscription à une assurance professionnelle, réponse à un appel d’offres, etc.

L’extrait est également obtenu en guise de preuve pour les partenaires qu’ils soient agents commerciaux, fournisseurs ou partenaires financiers : preuve de l’existence juridique ou de la bonne santé d’une entreprise. Il permet d’établir un climat de confiance et assurer sa position.

Qui peut passer commande d’un Kbis ?

Les données comprises dans un Kbis sont toutes publiques et garantissent alors l’accès à tous et pour tous.

Il n’est pas besoin de demander l’autorisation à l’entreprise ou d’être accrédité. Seuls la dénomination sociale et/ ou le numéro siren sont nécessaires pour commander un kbis.

Par contre, il faut s’assurer que la société dispose d’un Kbis. Ce dernier ne peut être édité que pour des entreprises ayant procédé à leur immatriculation au RCS.

A noter que l’obligation de s’immatriculer au registre du commerce ne concerne que les sociétés commerciales. Ainsi, il n’est nul besoin de tenter de commander un kbis pour un artisan ou une profession libérale puisqu’ils n’en disposent tout simplement pas.

Précision importante : les auto entrepreneurs/micro entrepreneurs commerçants et artisans commerçants sont dans l’obligation de s’immatriculer. Ainsi, il sera possible de commander un extrait K du fait qu’il s’agisse de personnes physiques (l’extrait kbis étant réservé pour les personnes morales).

Quand commander un Kbis ?

L’extrait est disponible quelques jours après l’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés.

Bien que ne disposant d’aucune date de validité, l’extrait kbis n’est opposable que s’il date de moins de trois mois. Cela s’explique bien entendu par le besoin d’avoir les informations les plus récentes qui soient pour prendre une décision basée sur le moment présent et non sur les informations déclarées au moment de la création d’entreprise.

Il n’existe aucune limitation quant au nombre de kbis commandés. Sont au contraire mis à disposition des forfaits ou des Kbis à envoi automatique pour simplifier les commandes groupées ou régulières.

Où passer commande d’un Kbis ?

Le registre du commerce et des sociétés est tenu par les greffiers des tribunaux de commerce ainsi la commande doit se faire auprès du greffe du tribunal de commerce d’immatriculation de la société.

Exception pour les entreprises immatriculées en Alsace et Moselle où la demande doit être faite à la chambre commerciale du tribunal d’instance ou de grande instance compétente.

La commande peut se faire sur place, par correspondance ou par internet.

Comment commander un kbis ?

Commander un Kbis est très facile une fois que l’on sait à qui s’adresser.

La commande peut se faire :

  • sur place avec retrait immédiat
  • par courrier ce qui implique une délivrance par retour de courrier
  • par internet en choisissant de passer par infogreffe (site internet des greffes des tribunaux de commerce de France) ou par un organisme privé offrant une assistance personnalisée pour une délivrance immédiate par voie électronique ou sous quelques jours par envoi de courrier.

La commande kbis par internet n’est pas disponible pour les entreprises dont le siège social est enregistré en Alsace (sauf pour Strasbourg et Mulhouse), en Moselle et en Guyane.

Combien coûte une commande de Kbis ?

Contrairement aux croyances, il n’existe pas de Kbis gratuit. Les tarifs appliqués par les greffes sont déterminés par décret et varient selon le mode de commande et de délivrance.

Il est possible d’obtenir un avis de situation Insee. L’avis ne comporte toutefois que peu d’informations et ne saurait faire foi pour des formalités administratives d’une société commerciale car il n’a pas de valeur juridique. Il reste un document important pour les entreprises n’étant pas immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés ou au Répertoire des Métiers (artisans) à l’instar des associations par exemple.

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