EXTRAIT KBIS
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Doit-on demander un Kbis ou une fiche Insee ?

En tant qu’entrepreneur, et même dans le cas d’un auto-entrepreneur, il y a beaucoup de démarches administratives à réaliser. En effet, il vous sera demandé de fournir des documents administratifs qui prouvent que votre entreprise, société ou micro-entreprise est bien aux normes au niveau des réglementations françaises.

Pour les entreprises immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés, il est assez simple d’obtenir une pièce justificative puisqu’elles peuvent obtenir un Kbis auprès des administrations compétentes. Pour les autres entreprises qu’en est-il ? Kbis ou fiche Insee ?
 

Kbis et fiche Insee : définitions

Avant d’aller plus loin, il est important de remettre les choses dans leur contexte et de définir les différents éléments que nous allons aborder : le Kbis et la fiche Insee.

Le Kbis, extrait de Registre de Commerce

Le Kbis est un extrait du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), délivré par le Greffe du Tribunal de Commerce (GTC). Pour obtenir ce document Kbis, l’entreprise commerciale (la micro-entreprise également) ainsi que la société commerciale ou civile, doit réaliser l’immatriculation au RCS. Cette immatriculation au registre du commerce est obligatoire, car elle fait partie du processus de création d’entreprise initié par le Centre de Formalités des Entreprises (CFE). Si elle n’est pas réalisée, le chef d’entreprise risque des ennuis avec la justice, et pourrait être jugé pour travail dissimulé.

L’extrait Kbis agit comme carte d’identité de l’entreprise concernée. En effet, il rassemble de nombreuses informations comme le numéro d’immatriculation (appelé également numéro RCS), le code APE, la forme juridique, la dénomination sociale, l’objet social, l’adresse du siège social, texte détaillant l’activité principale, etc.

Note : on ne peut obtenir le numéro de TVA intracommunautaire avec l’extrait Kbis.

Il sera demandé comme une des pièces justificatives lors de l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, pour une demande d’une ligne téléphonique ou internet, pour une participation à un appel d’offres, ou encore pour la demande de subventions (par exemple l’ACRE - anciennement ACCRE).

Le Kbis possède une valeur juridique, car il est délivré par les greffes des tribunaux de commerce et est muni du sceau du greffier. Il peut également être obtenu par le micro-entrepreneur.

La fiche Insee, appelée également avis de situation

L’avis de situation du répertoire Insee, appelé fiche Insee ou encore Kbis Insee, est un document délivré à toutes les entreprises inscrites au répertoire Insee. Il permet de retrouver une entreprise, quel que soit son statut juridique (entreprise individuelle comme la micro-entreprise ou l’EIRL, la SAS, SASU, etc.), son secteur d’activité exercée (activité commerciale, industrie, artisanat, profession libérale, agriculture…), date et lieu de naissance du créateur d’entreprise (dirigeant principal). Chaque entreprise reçoit un numéro unique sous la forme d’un identifiant à 9 chiffres, qu’on appelle un numéro Siren. Chaque établissement reçoit quant à lui un numéro Siret composé de 14 chiffres.

Contrairement au Kbis, la fiche Insee n’a aucune valeur juridique.
 

Alternatives au Kbis et à la fiche Insee

Si vous avez le choix entre le Kbis et la fiche Insee, nous vous conseillons fortement de faire la demande de Kbis, car celui-ci possède plus d’informations sur l’entreprise, ainsi qu’une valeur juridique prouvée.

Cependant, si l’entreprise qui vous intéresse exerce une activité libérale, il faudra se diriger vers l'Urssaf, pour obtenir une attestation de vigilance. Si c’est une entreprise artisanale exercée à titre principal qui vous intéresse, il faudra obtenir un extrait du répertoire des métiers, appelé D1.

Pour les agents commerciaux, il faudra faire une demande via le Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC).
 

Où peut-on obtenir le Kbis Insee et l’extrait Kbis classique ?

Le Kbis Insee et l’extrait Kbis ne s’obtiennent pas de la même manière, ni au même endroit. En effet, pour obtenir un Kbis, vous devez vous adresser au greffe du Tribunal de Commerce alors que la formalité pour l’avis de situation se réalise auprès du répertoire Sirene.

Procédure d’obtention du Kbis

Pour obtenir l’extrait Kbis, plusieurs formalités administratives s’offrent à vous :

  • faire une demande de Kbis directement au Tribunal de Commerce dont dépend l’entreprise qui vous intéresse. Vous avez le droit de demander le Kbis de votre entreprise, mais également celui des entreprises de vos concurrents et partenaires commerciaux. En effet, les données contenues dans les Kbis sont d’ordre public ;
  • faire une demande par courrier postal afin de recevoir votre Kbis dans votre boîte aux lettres ;
  • surfer sur la plateforme en ligne d’Infogreffe et faire une demande en ligne. Vous devez simplement vous munir du numéro SIRET (ou SIREN pour l’établissement principal) et de la dénomination sociale de l’entreprise ;
  • faire une demande de Kbis via un site privé, comme notre partenaire. Cela vous permet un gain de temps, notamment dans le cas où vous désirez obtenir plusieurs Kbis d’entreprises différentes.

Dans tous les cas, l’obtention du Kbis sera payante. En effet, le Kbis gratuit n’existe pas.

Procédure d’obtention de l’avis de situation

Pour obtenir votre Kbis Insee (avis de situation), rien de plus simple : il vous suffit de vous rendre sur le site sirene.fr, muni du numéro Siret ou Siren, ou bien de la raison sociale (pour une personne morale) ou du nom/prénom de la personne physique.

La démarche d’obtention du Kbis Insee est gratuite.

Si vous avez encore des questions concernant le Kbis et la fiche Insee, n’hésitez pas à nous contacter.

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