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Présentation du Kbis

Le Kbis, également appelé extrait Kbis, est un document officiel attestant l’existence juridique d’une entreprise immatriculée au registre du commerce. Son édition est déclenchée par l’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). La demande d’immatriculation fait suite au dépôt du dossier de création d’entreprise (ou déclaration d’activité) au Centre de Formalités des Entreprises (CFE).

Les premiers extraits Kbis, ou extraits du registre du commerce, sont automatiquement envoyés au créateur d’entreprise suite à l’immatriculation au RCS. Pour une obtention rapide, il est possible de demander un Kbis provisoire 48 heures après le dépôt d'immatriculation au greffe du tribunal de commerce (GTC).

L’extrait Kbis est souvent surnommé carte d’identité de l’entreprise du fait de sa valeur juridique et des informations d’identification qu’il contient.

La valeur juridique du Kbis

La valeur juridique d’un extrait Kbis lui est conférée par le greffier du tribunal de commerce qui, en tant qu’officier ministériel et agent public, est habilité à dresser des documents officiels. Le sceau et la signature du tribunal de commerce authentifient le Kbis.

Un extrait obtenu en ligne conserve sa valeur juridique du fait de son obtention par le canal de distribution officiel, qu’est Infogreffe, et par la signature électronique certifiée des greffes des tribunaux de commerce.

Si la valeur juridique de l’extrait n’est pas reconnue par un partenaire commercial international, il est possible d’apposer une apostille sur un extrait Kbis.

Le contenu du Kbis

Les informations contenues dans un extrait Kbis sont relatives à :

  • l’inscription au registre du commerce : greffe d’immatriculation, date et numéro d’immatriculation (connu sous le nom de numéro RCS ou numéro Kbis) ;
  • l’entreprise commerciale elle-même : dénomination sociale (ou raison sociale en cas de société civile), sigle et enseigne, forme juridique (SA, SARL, SASU, EURL, etc.), capital social, activité commerciale exercée (intitulé du code APE), domiciliation, nom de domaine, durée de la personne morale, nom du journal d’annonces légales et date de parution de l’avis référant à la création d’entreprise, etc. ;
  • la direction de la société commerciale : fonction, nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité et adresse du dirigeant principal, des administrateurs et du commissaire aux comptes.

Les procédures collectives (sauvegarde, redressement judiciaire, liquidation judiciaire) sont également mentionnées le cas échéant. Il en est de même si la société a procédé à sa dissolution-liquidation (Kbis radiation).

La validité du Kbis

Le Kbis ne dispose pas de durée de validité officielle. Il est toutefois reconnu que, pour être opposable et faire foi, l’extrait Kbis doit dater de moins de trois mois.

Cette validité reconnue de trois mois s’explique par la constante mise à jour de l’extrait Kbis. Pour répondre à la vocation du RCS de diffuser des informations économiques et juridiques à l’instant T, le chef d’entreprise est dans l’obligation de notifier le RCS de tout changement survenu dans sa structure (changement d’adresse, de direction, etc.). La notification doit être faite dans le mois suivant le changement.

L’utilité du Kbis

Le Kbis a une double utilité : il est une pièce justificative pour le dirigeant d’entreprise et un outil de vérification pour ses partenaires et concurrents.

Puisque l’extrait Kbis est le seul document justifiant l’existence légale d’une entreprise, il sera demandé dans diverses démarches administratives : ouverture d’un compte bancaire professionnel, demande de subvention (à l’image de l’ACCRE, par exemple), installation de lignes téléphoniques, location ou achat de matériel professionnel, souscription à une assurance professionnelle, réponse à des appels d’offres, etc.

Pour ses partenaires, tel un agent commercial ou un fournisseur, ou même pour ses concurrents, le Kbis permet de s’assurer de la légalité de l’entreprise et sa pérennité.

L’obtention du Kbis

La demande de Kbis peut se faire par toute personne qui le désire, et pas uniquement en rapport avec l’entreprise concernée. Le Kbis est mis à disposition de chacun et est considéré comme un document public.

L’extrait Kbis s’obtient sur place, par courrier ou en ligne. La demande de Kbis sur place et par courrier se fait auprès du greffe du tribunal de commerce d’immatriculation. La demande en ligne se fait ou via Infogreffe ou un organisme privé.

Précisons qu’obtenir le Kbis d’une entreprise immatriculée en Alsace, Moselle et dans les DOM TOM ne peut se faire que sur place ou par courrier. La demande en ligne n’est pas possible avec exception toutefois de Strasbourg et Mulhouse. Du fait du droit local, l’organe émetteur peut être différent : la chambre commerciale du tribunal d’instance ou de grande instance pour l’Alsace et la Moselle, par exemple.

Pour obtenir un Kbis, il faut renseigner le nom (c’est-à-dire sa dénomination sociale, qui est peut être différente de son nom commercial) de l’entreprise commerciale recherchée et/ou le numéro SIREN/numéro SIRET de cette dernière.

Le Kbis en ligne

Afin de faciliter la distribution des informations relatives aux sociétés, les greffes des tribunaux de commerce se sont unis pour former un GIE (Groupement d’Intérêt Économique) appelé Infogreffe. Il s’agit d’une délégation de service public régie par l’article R741-5 du Code de Commerce.

C’est sur son site internet que se trouve le formulaire de demande de Kbis en ligne. C’est sur même site qu’une mise à jour du Kbis peut être faite en remplissant le formulaire de modification (formulaire Cerfa N°11682*03).

Le greffe du tribunal de commerce est la seule entité autorisée à émettre des extraits Kbis. Il est toutefois possible de faire appel à un organisme privé, tel notre partenaire. Ce dernier met à votre disposition un espace personnel et une assistance 6 jours sur 7. L’équipe de professionnels est à votre entière disposition et entreprend les démarches en votre nom. Un forfait vous est également proposé pour satisfaire au mieux vos besoins réguliers de Kbis.

Le prix d’un extrait Kbis

L’extrait Kbis est payant que la demande soit faite sur place, par courrier ou sur Internet. Son coût varie selon la méthode de commande et le mode de délivrance (en main propre, par voie postale ou par voie électronique, avec possibilité de téléchargement donc).

Un Kbis gratuit a été évoqué, mais jamais appliqué.

Puisque les informations du Kbis sont toutes d’ordre public, il est possible de les retrouver gratuitement sur Internet. Ces informations ne peuvent toutefois pas remplacer le Kbis car elles n’ont aucune valeur juridique.

Les alternatives au Kbis

Il est obligatoire d’immatriculer son entreprise (personne physique ou morale). Toutes le sont automatiquement auprès de l’Insee et peuvent donc présenter un avis de situation si besoin. Notons toutefois que l’avis de situation Insee n’a pas de valeur juridique.

Les entreprises sont ensuite enregistrées selon leur statut juridique et activité : le RCS pour une activité commerciale, le Répertoire des Métiers (tenu par la Chambre de Métiers et de l’Artisanat) pour une activité artisanale, l’Urssaf pour les professions libérales, etc. Notons qu’il est possible de s’immatriculer à plusieurs organismes si l’activité le requiert. Tel est le cas pour la micro-entreprise d’un auto-entrepreneur artisan commerçant : il doit s’inscrire et au registre du commerce et au répertoire des métiers. Certaines professions possèdent également leur propre registre dit spécial, tel est le cas des agents commerciaux et des EIRL.

L’extrait Kbis est émis pour les personnes morales inscrites au registre du commerce. Pour les personnes physiques, telle l’entreprise individuelle, l’équivalence du Kbis est l’extrait K. Précisons également que le Kbis ne concerne que l’établissement principal. L’établissement secondaire reçoit un Lbis (un extrait L pour l’établissement secondaire d’une personne physique).

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